Debitoren
Effizient Dokumente anlegenKategorien auf dieser Seite
Werbung
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Sie können Werbung in Form von Bildern oder Anhängen Ihrer Rechnung hinzufügen.
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Erstellen Sie die Rechnung wie gewohnt und speichern Sie diese.
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Lassen Sie sich die Seite anzeigen, auf der Sie das Bild platzieren möchten. Dort wählen Sie dann unter «Erweitert» die Option «Bild hinzufügen» aus.
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Über «Datei auswählen» können Sie dann das Bild auf Ihrem lokalen PC auswählen und über «Hochladen» einfügen. Bitte beachten Sie die Grösse und das Format der Datei. Ein PDF kann nicht eingefügt werden.
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Haben Sie das Bild hochgeladen, können Sie es nun mit der Maus so platzieren und die Grösse anpassen, wie Sie es wünschen.
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Wenn Sie das Bild anklicken und die Maustaste gedrückt halten, können Sie es verschieben.
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Wenn Sie mit der Maus über den Rand des Bildes fahren, dieses anklicken und verschieben, passen Sie die Grösse an.
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Durch «OK» bestätigen und speichern Sie die Position des Bildes.
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Es kann kein Bild standardmässig hinterlegt werden.
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Erstellen Sie die Rechnung wie gewohnt. Vor dem Speichern wählen Sie «Anhang > Hinzufügen» aus.
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Sie können über «Datei auswählen» eine Datei von Ihrem lokalen PC hochladen und dem Dokument hinzufügen.
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Wählen Sie «Bestehendes Dokument» aus, können Sie vorgängig hochgeladene und gespeicherte Dokumente abrufen und eines davon auswählen.
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Diese Variante eignet sich besonders, wenn Sie regelmässig dasselbe Dokument, z.B. AGBs, anhängen möchten.
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Ein Dokument können Sie unter «Konfiguration > Texte und Vorlagen > Dokumente» ablegen und so immer wieder erneut verwenden.
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Wenn Sie das Dokument erstellt und gespeichert haben, können Sie «Herunterladen» auswählen.
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Öffnen Sie das Dokument im Adobe Reader. (Dies ist ein externes Programm, das eine Voraussetzung für die problemlose Nutzung von SmartBusiness ist. Unter folgendem Link können Sie eine kostenlose Version installieren: https://get.adobe.com/de/reader/)
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Wichtig ist, dass Sie beim Druck die Funktion «Tatsächliche Grösse» verwenden!
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Wenn Sie auf «Versenden > Post» geklickt und pingen.com nicht installiert haben, kann dies zu Veränderungen im Aussehen Ihres Dokuments führen.
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Unter «Konfiguration > Layout» können Sie dies über «Editieren» wieder anpassen. Speichern Sie danach das angepasste Layout.
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Die Versandmöglichkeit «Post» ist die Anbindung zum Service von pingen.com. Diese versenden in Ihrem Namen die Dokumente nach Ihren Vorgaben. Weitere Informationen finden Sie unter: https://www.pingen.com/CH/de/home/Briefe-und-PDF-online-per-Post-versenden.html
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Alternativ können Sie über «Herunterladen» die Dokumente selbst ausdrucken.
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Wählen Sie mehrere Dokumente aus. Über «Ausgewählte» können Sie diese dann in einer Endlos-PDF direkt ausdrucken.
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Alternativ können Sie über «Ausgewählte» ein ZIP-Archiv erstellen lassen, dieses können Sie bei sich auf dem PC speichern und von dort aus wie gewohnt drucken.
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Wiederkehrende Rechnungen
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Wenn Sie zunächst eine normale Rechnung erstellt haben, diese dann über «Erweitert» in eine wiederkehrende Rechnung geändert haben, kann es sein, dass Sie zwei Entwürfe haben. Dies beruht darauf, dass die wiederkehrende Rechnung am Folgetag – sofern nicht anders eingegeben – das erste Mal ausgelöst (sprich in einen Rechnungsentwurf geführt) wird.
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Dies können Sie verhindern, indem Sie die wiederkehrende Rechnung direkt über «Dokumente > Rechnungen > Wiederkehrende Rechnung > +Neu» erstellen.
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Alternativ können Sie auch das erste Ausführungsdatum der wiederkehrenden Rechnung anpassen.
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Status ändern
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Wenn Sie eine unübliche Statusanpassung oder eine sonstige Änderung bei einem Dokument haben, lohnt es sich, eine kurze Notiz zu machen. Dies hilft Ihnen in der Zukunft, das Geschehen korrekt zu rekonstruieren.
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Wenn Sie die Änderung vorgenommen haben, speichern Sie das Dokument.
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Auf der rechten Seite neben der Vorschau können Sie nun mithilfe des Bleistifts eine Notiz hinterlegen.
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